Bill of Lading (B/L) adalah nyawa dalam setiap transaksi pengiriman barang. Dokumen ini memiliki kekuatan hukum besar sebagai bukti kepemilikan dan kontrak pengangkutan. Namun, kesalahan kecil saat pengisiannya sering kali menimbulkan masalah bagi pemilik barang. Menghadapi dampak dari kesalahan Bill of Lading bukan hanya membuang waktu, tetapi juga menguras anggaran akibat denda penumpukan barang di pelabuhan.
Yuk, kita bahas apa saja kesalahan yang paling umum terjadi pada dokumen ini dan tips untuk menghindarinya selengkapnya dalam artikel ini!
1. Kesalahan Data Utama
Data dari pihak yang terlibat sering menjadi sumber kesalahan. Nama shipper, consignee, atau notify party bisa salah tulis, alamatnya tidak lengkap, atau kontaknya tidak valid. Kesalahan kecil seperti typo huruf dan tanda baca bisa membuat dokumen ditolak oleh sistem otoritas pelabuhan.
Selain itu, tanggal penerbitan dan tanggal muat harus konsisten. Dalam transaksi Letter of Credit (L/C), pihak bank akan memeriksanya secara mendetail. Ketidaksesuaian tanggal bisa menyebabkan pembayaran tertunda, bahan ditolak.
Baca Juga: Cara Membuat Bill of Lading yang Benar
2. Ketidaksesuaian Jumlah atau Deskripsi Barang
Deskripsi barang yang terlalu umum dan tidak jelas adalah kesalahan Bill of Lading yang paling umum terjadi. Sebagai contoh, ketika Anda mengirim 100 unit smart TV, menulis deskripsi berupa smart TV saja tentu tidak cukup. Anda harus menyebutkannya secara spesifik, seperti “100 unit smart TV berukuran 32 inch, merek ABC, model JKL,..” serta detail lainnya.
Deskripsi yang keliru dapat berakibat penahanan barang pihak pelabuhan tujuan, karena dianggap mencurigakan. Selain itu, jumlah barang juga harus cocok dengan yang tertera pada packing list. Jangan sampai total karton atau berat yang tercantum di B/L berbeda dengan dokumen lain. Jika ada selisih, penerima bisa menolak barang atau mengajukan klaim kekurangan.
3. Ketidaksesuaian dengan Letter of Credit (L/C)
Jika pembayaran biaya pengiriman menggunakan Letter of Credit, data pada B/L harus sama persis dengan persyaratan di L/C. Sedikit saja perbedaan kata antara instruksi L/C dengan teks di B/L bisa membuat bank menolak pembayaran.
Misalnya, L/C meminta barang dikirim ke “Pelabuhan Jakarta”, namun pada B/L tertulis “Tanjung Priok”. Meskipun lokasinya sama, bank bisa menganggap ini sebagai penyimpangan (discrepancy). Oleh karena itu, penting untuk melakukan sinkronisasi data antara tim finance dan operasional agar tidak ada celah kesalahan yang menghambat cairnya dana perusahaan.
Baca Juga: Fungsi Penting Bill of Lading dalam Pengiriman Barang
4. Ketidaksesuaian dengan Dokumen Lain
B/L tidak berdiri sendiri, karena merupakan bagian dari satu paket dokumen dengan Commercial Invoice dan Packing List. Otoritas pelabuhan akan membandingkan ketiga dokumen ini secara bersamaan. Jika jumlah berat di B/L berbeda dengan yang tertera di Packing List, kemungkinan besar kargo akan masuk ke jalur pemeriksaan fisik yang memakan waktu lebih lama.
5. Salah Memilih Jenis dan Status Dokumen
Memilih jenis dokumen yang tidak sesuai dengan kesepakatan transaksi bisa berakibat fatal. Bukan hanya soal dokumen fisik atau digital, tetapi juga tentang siapa yang secara sah berhak mengklaim kepemilikan barang. Berikut adalah skenario di lapangan yang mungkin terjadi:
– Memilih Straight B/L Untuk Transaksi yang Perlu Pengalihan Hak
Misalnya, Anda sudah terlanjur mencantumkan nama pembeli di dokumen (Straight B/L), padahal di tengah perjalanan, pembeli Anda mendadak ingin mengalihkan barang tersebut ke gudang mitra mereka. Straight B/L yang bersifat kaku dan hanya tertuju pada satu nama, membuat barang tidak bisa dialihkan/dipindahtangankan ke pihak lain. akibatnya, barang harus tertahan lama di pelabuhan karena identitas penerima tidak sesuai dengan dokumen resmi.
Oleh karena itu, jika Anda merasa ada potensi bahwa penerima barang masih bersifat tentatif atau bisa saja berubah, Anda bisa menggunakan Order B/L yang memungkinkan pengalihan hak melalui proses endorsement
– Salah Menentukan Metode Rilis (Dokumen Asli vs Telex Release)
Sebagai contoh, Anda mengirim barang untuk rute jarak dekat, namun tetap memaksakan untuk menggunakan Original Bill of Lading yang harus dikirim lewat kurir fisik. Alhasil, saat barang tiba, penerima barang tidak punya bukti fisik asli untuk menebus kargo tersebut. Akhirnya, Anda harus membayar denda penumpukan (storage/demurrage) setiap hari sampai dokumen asli sampai di tangan penerima.
Baca Juga: Kapan Bill of Lading Dikeluarkan dan Siapa yang Menerbitkan?
Cara Menghindari Kesalahan Pada B/L
praktik yang sering digunakan dalam operasional logistik untuk mengantisipasi kesalahan data pada B/L:
- memeriksa ulang data pengirim (shipper) dan penerima (consignee)
- memastikan deskripsi barang sesuai invoice dan packing list
- menyamakan detail dokumen dengan Letter of Credit (L/C)
- melakukan konfirmasi jenis B/L sebelum penerbitan dokumen
Ketelitian dalam pengecekan detail dokumen dapat membantu mengurangi risiko revisi dokumen setelah pengiriman berjalan.
Keakuratan data pada suatu dokumen adalah bentuk nyata dari profesionalisme dalam dunia logistik. Kesalahan pada Bill of Lading sering kali bukan karena kurangnya pengetahuan, melainkan kurangnya ketelitian dalam tahap verifikasi akhir. Jadikan proses pemeriksaan dokumen sebagai ritual wajib yang tidak boleh terlewat dalam setiap pengiriman.
Dengan memastikan kesesuaian data antara satu dokumen dengan dokumen lainnya, Anda bisa meminimalisir risiko pembengkakan anggaran akibat denda penumpukan barang sekaligus membangun reputasi bisnis yang kredibel di mata pelanggan.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
