Pemahaman mengenai cara membuat Bill of Lading (B/L) beserta prosedurnya merupakan basic skill yang wajib Anda miliki sebagai pelaku bisnis, terutama jika berurusan dengan distribusi barang berskala besar. Dokumen ini bukan hanya persyaratan administratif saja, melainkan “nyawa” dari kargo di perjalanan. Oleh karena itu, butuh ketelitian ekstra dalam mempersiapkannya agar tidak menimbulkan kendala di tengah proses pengiriman.
Yuk, kita kupas tuntas mulai dari persiapan hingga penerbitannya pada artikel ini!
1. Persiapan Pengiriman (Stuffing & Booking)
Sebelum B/L diterbitkan, pengirim (shipper) harus menyiapkan pengiriman terlebih dahulu. Prosesnya dimulai dengan pemesanan ruang kapal (booking) ke perusahaan pelayaran atau melalui jasa freight forwarder. Setelah mendapatkan jadwal kapal, barulah Anda bisa melakukan proses stuffing atau pemuatan barang ke dalam kontainer.
Pastikan untuk mencatat detail berikut selama persiapan:
- Nomor kontainer dan nomor seal
- Berat dan dimensi barang setelah pemuatan
- Jumlah koli atau palet
- Kondisi barang saat dimuat
Ketidaksesuaian angka antara fisik barang dan apa yang tertulis di dokumen nantinya bisa memicu masalah serius saat otoritas pelabuhan melakukan pemeriksaan.
Baca Juga: Fungsi Penting Bill of Lading dalam Pengiriman Barang
2. Pengiriman Shipping Instruction (SI)
Setelah barang selesai dimuat dalam kontainer, langkah selanjutnya adalah mengirimkan Shipping Instruction (SI) kepada pihak carrier atau freight forwarder. Shipping Instruction ibarat manual book untuk pihak pelayaran mengenai siapa pengirimnya, penerimanya, hingga detail spesifik barang yang Anda kirim. Isinya harus lengkap dan akurat, karena menjadi dasar dari pembuatan draf B/L.
Komponen wajib dalam SI meliputi:
- Shipper (nama dan alamat lengkap pengirim)
- Consignee (nama dan alamat penerima barang)
- Notify Party (pihak yang akan diberi tahu saat barang tiba)
- Detail pengiriman (nama kapal, nomor voyage, pelabuhan muat (port of loading), pelabuhan bongkar (port of discharge))
- Detail Kargo (deskripsi barang, HS Code, jumlah kemasan, berat kotor (gross weight), volume (measurement), nomor kontainer dan seal)
- Freight Terms (apakah freight prepaid (bayar di awal) atau freight collect (bayar di tujuan)
Pastikan untuk mengirimkan SI sebelum batas waktu (cut-off) yang ditentukan carrier. Keterlambatan bisa berakibat denda atau barang tidak masuk manifest kapal.
Baca Juga: 5 Hal Wajib Ada di Shipping Instruction agar Pengiriman Aman
3. Pemeriksaan Draf Bill of Lading (B/L)
Pihak carrier akan membuat draf B/L (Check B/L) berdasarkan data pada Shipping Instruction. Draf ini biasanya akan dikembalikan kepada shipper atau freight forwarder untuk pemeriksaan ulang sebelum penerbitan dokumen finalnya.
Pada tahapan ini, pengirim perlu memastikan semua informasi sudah sesuai dengan dokumen lain seperti commercial invoice, packing list, dan kontrak pengiriman. Kesalahan pada nama perusahaan, jumlah barang, atau pelabuhan tujuan dapat menimbulkan masalah saat proses pengiriman maupun saat clearance di pelabuhan.
Jika ada kesalahan, segera beritahu carrier untuk merevisinya. Setelah Anda setuju, penyusunan draf akan lanjut ke tahap final.
4. Penerbitan Final Bill of Lading (B/L)
Setelah semua pihak menyetujui draf dokumen, carrier akan menerbitkan Final Bill of Lading. Dokumen ini bisa berbentuk:
- Original Bill of Lading, biasanya dicetak dalam beberapa lembar asli. Penerima hanya bisa mengambil barang di pelabuhan tujuan dengan menyerahkan B/L asli.
- Telex Release, merupakan B/L elektronik yang dikirim via e-mail. Dengan telex release, penerima bisa mengambil barang tanpa menunjukkan dokumen fisik.
- Sea Waybill, mirip dengan telex release, namun tidak berfungsi sebagai dokumen kepemilikan.
- Electronic B/L (e-BL), menggunakan sistem digital yang aman, bahkan berbasis blockchain untuk memverifikasi kepemilikan kargo secara instan. Format ini dapat meminimalisir risiko kehilangan dokumen fisik dan mempercepat proses administrasi di pelabuhan tujuan.
Memahami cara membuat Bill of Lading menjadi salah satu cara bagi pelaku bisnis untuk memahami alur komunikasi antara pengirim, freight forwarder, dan carrier. Pada dasarnya, terdapat tiga hal penting, yaitu ketepatan data dalam Shipping Instruction, ketelitian saat memeriksa draf B/L, dan pemilihan jenis B/L yang sesuai dengan skema transaksi. Ketiga aspek ini saling berkaitan satu sama lain dan menentukan kelancaran proses pengiriman barang.
Agar pengelolaan pengiriman lebih terstruktur dan mudah dipantau, perusahaan dapat memanfaatkan solusi logistik yang terintegrasi. Forwarder.ai membantu bisnis mengelola pengiriman secara efisien dalam satu platform, mulai dari perencanaan hingga tracking kargo secara real-time.
Cek layanan Forwarder.ai untuk berbagai pilihan pengiriman terbaik, cek rute, hingga cek biaya kirim sesuai kebutuhan bisnis Anda!
Kirim Barang Tanpa Ribet. Semua Bisa dari Satu Platform!
Nikmati voucher hingga 200K untuk pengiriman pertamamu. Langsung berlaku dan otomatis terpotong saat checkout.
