Apakah bisnis Anda sering melakukan pengiriman barang, tetapi jumlahnya belum bisa memenuhi satu truk penuh? Artinya, metode pengiriman Less Than Truck Load (LTL) adalah pilihan tepat untuk Anda. Dari segi tarif, LTL memang jauh lebih efisien untuk pengiriman bervolume kecil hingga sedang, karena satu truk akan berisi muatan dari berbagai pengirim.
Namun, pelaku bisnis harus memberikan perhatian ekstra pada dokumen pengiriman LTL. Perlu untuk dipahami bahwa barang tidak akan langsung meluncur ke alamat tujuan, melainkan harus berhenti di beberapa terminal transit untuk proses konsolidasi. Di sinilah kelengkapan dan keakuratan dokumen memegang peran krusial untuk memastikan kargo tidak tertukar atau tertahan saat proses transit dari satu gudang ke gudang lainnya.
Yuk, kita bahas selengkapnya terkait dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan untuk pengiriman LTL dalam artikel ini!
Baca Juga; Kapan Sebaiknya Menggunakan LTL untuk Pengiriman?
Dokumen Utama Pengiriman LTL
Dalam pengiriman LTL, terdapat tiga dokumen utama yang wajib Anda siapkan dengan teliti. Tanpa ketiganya, proses pengiriman bisa terhambat, bahkan sebelum truk keluar dari gerbang gudang Anda.
1. Bill of Lading (B/L)
B/L adalah dokumen terpenting berisi kontrak resmi antara pengirim dan perusahaan logistik yang memuat instruksi lengkap mengenai siapa pengirim, penerima hingga detail teknis muatan. Pastikan untuk mengisi detail berikut dengan benar:
- Pengirim dan Penerima: Tulis nama lengkap, alamat jelas, dan nomor telepon aktif. Kalau ada kesalahan, pengemudi bisa kebingungan saat proses pengantaran.
- Deskripsi Barang: Jangan pakai istilah yang terlalu umum untuk mendeskripsikan muatan. Misalnya kamu mengirim 3 unit mesin jahit, jangan hanya tulis “mesin”, melainkan “3 unit mesin jahit industri merk X”.
- Kelas Barang (Freight Class): Setiap barang punya kode kelasnya sendiri yang mempengaruhi tarif. Anda bisa menanyakan pada pihak carrier untuk membantu penentuan kelas yang tepat. Jika Anda salah mencantumkan kelas kargo pada B/L pihak ekspedisi akan menimbang ulang muatan dan biaya bisa berubah, karena denda selisih tarif
- Berat dan Dimensi: Ukur dengan teliti, karena selisih berat atau ukuran dapat memicu biaya tambahan. (cek artikel kami tentang Biaya Pengiriman LTL)
- Catatan Khusus: Cantumkan catatan khusus untuk barang yang butuh perlakuan khusus dan semua instruksi terkait di B/L.
Baca Juga: Fungsi Penting Bill of Lading dalam Pengiriman Barang
2. Packing List
Meskipun Bill of Lading sudah menjelaskan gambaran kargo secara umum, packing list berisi rincian yang jauh lebih spesifik. Jika dalam satu palet terdapat berbagai jenis SKU atau barang dengan ukuran berbeda, dokumen inilah yang akan menjelaskan isinya satu per satu. Bagi petugas di terminal transit, packing list adalah panduan utama untuk melakukan verifikasi kondisi barang tanpa harus membongkar pembungkus palet Anda.
3. Label Pengiriman (Shipping Label)
Label yang ditempel pada fisik barang adalah tanda pengenal utama setiap kargo Anda. Setiap palet wajib memiliki label yang mencantumkan Pro Number (nomor seri unik) yang digunakan sistem untuk melacak posisi kargo secara real-time. Sebaiknya, tempelkan label minimal pada dua sisi palet agar petugas forklift tetap bisa memindai barcode meskipun palet disusun dalam posisi berhimpitan satu sama lain.
Baca Juga: Hal Wajib Ada di Shipping Instruction agar Pengiriman Aman
Dokumen Pendukung (Tergantung Jasa & Tujuan)
Ada kalanya, pengirim perlu menyertakan beberapa dokumen tambahan, tergantung jenis barang dan rute ekspedisi agar distribusi tidak terhambat regulasi tertentu, di antaranya:
1. Commercial Invoice
Dokumen ini wajib ada jika melibatkan transaksi jual-beli. Pihak asuransi maupun bea cukai (jika melintasi batas wilayah khusus) akan menggunakan faktur ini untuk menentukan nilai barang (value of goods).
2. Material Safety Data Sheet (MSDS)
Khusus pengiriman barang kimia seperti parfum atau produk baterai, pengirim wajib melampirkan MSDS. Dokumen ini berisi instruksi keselamatan jika terjadi kebocoran atau kecelakaan selama transit.
3. LTL Compliance Checklist
Beberapa retailer besar biasanya memiliki standar dokumen pengantar sendiri. Mematuhi checklist ini sangat penting agar kargo Anda tidak ditolak saat sampai di pusat distribusi pihak retailer tersebut.
Baca Juga: Keuntungan Pakai LTL untuk Pengiriman, Bikin Hemat Ongkir!
Mengapa Dokumen Pengiriman LTL Sangat Penting?
Ketelitian dalam pengelolaan dokumen LTL adalah upaya preventif agar Anda tidak mengeluarkan biaya ekstra akibat ketidaksesuaian atau kurangnya berkas. Dalam sistem LTL, risiko salah sortir barang atau menumpuk di gudang transit meningkat kalau identitasnya kurang jelas.
Dokumen yang lengkap dan akurat menjadi satu-satunya pegangan untuk melacak keberadaan kargo anda saat berpindah tangan di tiap titik konsolidasi. Selain itu, kelengkapan dokumen dapat mencegah biaya administrasi tambahan yang sering muncul akibat kesalahan data berat atau dimensi.
Pihak logistik berhak untuk merevisi jumlah tagihan jika fisik barang tidak sesuai dengan apa yang tertulis pada berkas. Terakhir, jika ada kerusakan kargo, catatan pada Bill of Lading saat serah terima menjadi bukti terkuat untuk memproses klaim asuransi. Tanpa bukti tertulis yang lengkap, klaim Anda kemungkinan besar akan ditolak.
Menyiapkan dokumen pengiriman LTL bukanlah formalitas belaka, karena dalam dunia logistik, kelengkapan berkas adalah kunci kelancaran proses distribusi. Bagi pelaku bisnis, menyiapkan seluruh berkas pengiriman dengan rapi dan sistematis akan jauh lebih efisien daripada harus menangani kesalahan administrasi di tengah proses distribusi.
Forwarder.ai hadir sebagai partner Anda mengelola pengiriman LTL dalam satu platform yang terintegrasi. Cek layanan kami untuk informasi lebih lanjut terkait pilihan pengiriman terbaik sesuai kebutuhan bisnis Anda!
